L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione da parte di un funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.

L'Ufficiale di Anagrafe è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà.
Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private,) né concretizzare una delega (salvo quanto previsto da normative speciali) o procura.
Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione (comprese le pensioni estere) devono essere in lingua italiana.

L'autentica di firma è possibile per:

• dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, etc.)
• istanze da presentare a privati (mai a uffici pubblici o gestori di pubblico servizio)
• deleghe per la riscossione di benefici economici (esempio pensioni) da parte di terze persone

Con l'entrata in vigore del D.P.R. n. 445/2000 non è più prevista l'autentica di firma su documenti rivolti agli Enti Pubblici.
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio non prevedono l'autenticazione della firma. Ai sensi dell'art. 38 del DPR n. 445/2000 la dichiarazione o l'istanza da presentare alla pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi è resa dal sottoscrittore che deve solamente allegare copia di documento di identità valido. Le stesse possono essere inviate anche in via telematica.

Tutti coloro che necessitano di autenticare la propria firma su un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
Può richiederla qualsiasi cittadino italiano o comunitario maggiorenne presentandosi personalmente agli sportelli anagrafici.
Occorre essere muniti di un documento d'identità valido. 
Per i minorenni la firma deve essere apposta da chi esercita la patria potestà o dal tutore. Per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore.
Per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell'identità del dichiarante.

E' necessario rivolgersi all'ufficio anagrafe del Comune.
Può essere richiesta solo se il documento è una istanza, una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, o una delega al ritiro di emolumenti economici della Pubblica amministrazione (pensioni).
La firma deve essere effettuata dall'interessato davanti al pubblico ufficiale che deve autenticarla.
L'autentica di firma per deleghe, autorizzazioni, procure, mandati sono di competenza del notaio o di altri pubblici ufficiali e non del Funzionario Incaricato dal Sindaco.