L’art. 33del Regolamento anagrafico prescrive che l'ufficiale di anagrafe rilascia a chiunque ne faccia richiesta, fatte salve le limitazioni di legge, i certificati concernenti la residenza e lo stato di famiglia, inoltre possono essere rilasciati certificati o attestazioni relative a: stato libero, esistenza in vita, iscrizione nelle liste elettorali, cittadinanza.

Misure di semplificazione per il rilascio ed uso dei certificati

Dal 1° gennaio 2012, con l’entrata in vigore della L. 183/2011 (Legge di stabilità) che ha modificato l’art. 40 del DPR 445/2000, le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in merito a stati, qualità personali e fatti sono validi ed utilizzabili solo nei RAPPORTI TRA PRIVATI.

Nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi i CERTIFICATI e gli ATTI DI NOTORIETA’ SONO SEMPRE SOSTITUIBILI CON l’AUTOCERTIFICAZIONE e le DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI ATTO DI NOTORIETA’.

Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi SONO TENUTI AD ACQUISIRE D’UFFICIO le informazioni oggetto di autocertificazione o di dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà prodotte dagli interessati. Gli uffici comunali continueranno a rilasciare certificati, su richiesta degli interessati, da utilizzare solo ed esclusivamente nei rapporti tra privati (come anche specificato da un’apposita dicitura che verrà riportata sul certificato stesso), applicando l’imposta di bollo sulla base della vigente normativa.

E' ammesso il rilascio di certificati a soggetti privati rivolti alla Pubblica Amministrazione, esclusivamente nei seguenti casi:

1. Certificati diretti in Paesi esteri;
2. Certificati diretti ad uffici giudiziari nell'ambito della loro attività giurisdizionale;
3. Certificato da produrre alla Conservatoria dei Registri Immobiliari.

L’esenzione dall’imposta di bollo verrà applicata nel caso in cui il certificato sia destinato ad un uso per il quale la normativa preveda l’esenzione dall’imposta stessa.

Altri certificati rilasciati dall’ufficio anagrafe

L'art.33 del D.P.R. n.223/1989, prevede che l'ufficiale di anagrafe rilascia, a chiunque ne faccia richiesta, oltre che ai certificati di anagrafe e stato di famiglia, anche ogni altra informazione contenuta nell' ANPR.

Pertanto l'ufficio anagrafe, rilascia i seguenti certificati ANPR:

1. certificato anagrafico di nascita
2. certificato anagrafico di morte
3. certificato anagrafico di matrimonio
4. certificato di cancellazione anagrafica
5. certificato di cittadinanza
6. certificato storico di cittadinanza (limitatamente al periodo di iscrizione in ANPR)
7. certificato di esistenza in vita
8. certificato di residenza
9. certificato di residenza AIRE
10. certificato di stato civile
11. certificato di stato di famiglia
12. certificato di stato di famiglia e di stato civile
13. certificato di residenza in convivenza
14. certificato di stato di famiglia AIRE
15. certificato di stato di famiglia con rapporti di parentela
16. certificato di stato libero
17. certificato anagrafico di unione civile
18. certificato di contratto di convivenza
19. certificato storico di residenza alla data (limitatamente al periodo di iscrizione in ANPR)

Certificati cumulativi

L'art.40 del D.P.R. n.445/2000 prevede che in riferimento al medesimo procedimento, fosse necessario rilasciare più certificati, sia possibile rilasciare la cosiddetta certificazione cumulativa.

Dati non certificabili

Non costituiscono materia di certificazione (art.35 del D.P.R. n.223/1989) le notizie riportate nelle schede anagrafiche concernenti:

• la professione, arte o mestiere,
• la condizione non professionale,
• il titolo di studio,
• il domicilio digitale,
• la condizione di senza fissa dimora
• il titolo di soggiorno.

L'indicazione della paternità e maternità nelle certificazioni, è possibile solo se richiesti dal diretto interessato, ed in quanto necessario all’esercizio di doveri o diritti derivanti dallo stato di legittimità o di filiazione (L. n.1064/1955 - Disposizioni relative alle generalità in estratti, atti e documenti).

Qualunque attestazione di stato civile riferita all’adottato deve essere rilasciata con la sola indicazione del nuovo cognome e con l’esclusione di qualsiasi riferimento alla paternità e alla maternità del minore e dell’annotazione relativa all’adozione. L’ufficiale di stato civile, l’ufficiale di anagrafe e qualsiasi altro ente pubblico o privato, autorità o pubblico ufficio debbono rifiutarsi di fornire notizie, informazioni, certificazioni, estratti o copie dai quali possa comunque risultare il rapporto di adozione, salvo autorizzazione espressa dell’autorità giudiziaria. (Legge 184/1983 art. 28, commi 2 e 3 - Diritto del minore ad una famiglia)

Esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione e semplificazione di altre formalità, nell’ambito dell’Unione Europea

Il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, che entra in vigore il 16 febbraio 2019, promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea. Il predetto regolamento prevede, in relazione ad alcuni i documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato UE che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato UE, un sistema di esenzione dalla legalizzazione e di semplificazione di altre formalità. Istituisce inoltre moduli standard multilingue per superare le barriere linguistiche e agevolare la circolazione di documenti pubblici tra gli Stati membri concernenti la nascita, l'esistenza in vita, il decesso, il matrimonio, lo stato civile, l'unione registrata, la residenza.

Validità dei certificati: 6 mesi.

La validità del certificato può essere prorogata, se i dati non sono modificati, con una dichiarazione dell'interessato in calce al documento.

Tutti coloro che hanno necessità di certificazione anagrafica o di conoscere la residenza e/o la composizione dello stato di famiglia delle persone iscritte in ANPR.

I certificati anagrafici possono essere richiesti da tutti i cittadini. Se il richiedente non è il diretto interessato i suoi dati vengono registrati al momento della richiesta.

I certificati anagrafici possono essere richiesti direttamente all'ufficio anagrafe o per posta elettronica.

Il certificato viene trasmesso via posta elettronica se il documento è esente dall'imposta di bollo, o inviato tramite posta ordinaria in busta preaffrancata e indirizzata, preceduta dal pagamento dovuto.

Si rammenta come il cittadino possa sempre rilasciare autocertificazioni o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, anche quando abbia a che fare con soggetti privati (banche, assicurazioni, agenzie d’affari, sindacati, ecc.) che ne accettino l’utilizzo. Tali documenti hanno lo stesso valore dei certificati, la firma non deve essere autenticata e non costano nulla.

Le modalità per richiedere un indirizzo di una persona o di una famiglia iscritta nell’anagrafe della popolazione sono le seguenti:

• richiesta di conferma di un indirizzo già conosciuto dal richiedente; la natura pubblica dei certificati, consente che il servizio possa rilasciare ai privati ESCLUSIVAMENTE INFORMAZIONI TRAMITE CERTIFICAZIONE ANAGRAFICA (art.33 D.P.R. n.223/1989).
• richiesta di certificato di residenza o stato di famiglia: il certificato può essere richiesto direttamente ai nostri sportelli, oppure tramite mail, pec o posta ordinaria, secondo le modalità descritte di seguito.

Tutte le richieste inoltrate in forma scritta devono allegare la fotocopia di un documento d’identità del richiedente.

A seguito del subentro del Comune di Trani nell'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR), i certificati anagrafici vengono rilasciati con le modalità previste dal D.P.R. n.223/1989, come modificato dal D.P.R. n.126/2015.

Se il documento richiesto è esente da imposta, può essere richiesto anche via mail o PEC allegando copia del documento di identità, ma deve obbligatoriamente essere riportato l'uso a cui è destinato e/o la norma che prevede l’esenzione (Circolare del Ministero dell'Interno n.12/1984).

Richieste di esenzione generiche o del tipo “Uso Amministrativo” o “art.4, tab.B., D.P.R. 642/1972”, o che non siano coerenti con il tipo di documento richiesto (quali certificati richiesti per un evidente uso da parte di altre Pubbliche Amministrazioni, in considerazione del divieto da parte di queste di richiedere ai diretti interessati o accettare da questi certificati rilasciati da altre pubbliche amministrazioni, (art 15 L 183/2011), non verranno prese in considerazione in quanto non pertinenti.

Le esenzioni costituiscono previsioni normative di carattere eccezionale che proprio per la loro peculiarità, non possono essere applicate oltre i casi espressamente previsti, poiché si sovvertirebbe il rapporto regola/eccezione voluto dal legislatore, quando ha dettato la disciplina eccezionale (Agenzia delle entrate, Direzione centrale normativa e contenzioso, risoluzione n.132/E del 13/11/20

Certificati anagrafici di persone emigrate

Certificati anagrafici con indicato il luogo di emigrazione richiesti da privati, possono essere rilasciati solamente a studi legali per notifica di atti giudiziari, come disposto dal ministero dell’interno con circolare n.11/2003 del Ministero dell'Interno. Inoltre i certificati relativi a persone emigrate o cancellate possono essere richiesti sulla base di quanto previsto dalla normativa sull’accesso agli atti amministrativi (artt.22 e segg. della L. n.241/1990).

Certificati per notifica di atti giudiziari

Come disposto dall'Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n.24/E del 18 aprile 2016, i certificati anagrafici richiesti dagli studi legali ad uso notifica atti giudiziari, sono esenti dall'imposta di bollo sulla base di quanto previsto dall'art.18 del D.P.R. n.115/2002.

Certificati per notifica di atti stragiudiziali

Le attività stragiudiziali si svolgono al di fuori da specifiche regolamentazioni dei codici procedurali, senza il controllo del giudice, svincolate da forme e termini di legge. Pertanto la certificazione anagrafica ad uso "notifica atti stragiudiziali" è soggetta alla ordinaria imposta di bollo ai sensi dell'art.4 tariffa allegato A al D.P.R. n.642/1972 e ai corrispondenti diritti di segreteria

Certificati richiesti da agenzie di recupero crediti

Attestati anagrafici richiesti da agenzie di recupero crediti che lo richiedono in qualità di esercenti di pubblico servizio, devono scrivere in modo esplicito nel corpo dell’istanza che operano per conto di un Ente pubblico o il richiamo all’art.18 del D. Lgs. n.112/1999. In mancanza di tale precisazione si applicano le procedure previste per i soggetti privati, compresa la normativa sull’imposta di bollo.

Certificati per assegni famigliari o INPS (uso lavoro)

Il datore di lavoro per l’iscrizione del dipendente all’INPS (il cosiddetto “uso lavoro”) o per il pagamento dei cosiddetti ASSEGNI FAMIGLIARI da parte degli istituti di previdenza sociale, richiede di conoscere la residenza o lo stato di famiglia dei propri dipendenti. Tali istituti non possono, per legge (D.P.R. n.445/2000), richiedere certificati anagrafici ai cittadini, ma debbono accettare l’autocertificazione da essi compilata (che non comporta alcun costo). Certificati anagrafici richiesti dal datore di lavoro sono soggetti al pagamento dell'imposta di bollo, come chiarito dall'Agenzia delle Entrate Emilia Romagna in data 15/06/2012.

Certificati per controversie penali e processo penale (artt. 12 e 3 tab. B. D.P.R. 642/1972)

I certificati sono rilasciabili in esenzione dall’imposta di bollo solo se le parti si sono già costituite in giudizio, come chiarito dalla circolare n.70/E del 14/08/2002 della Direzione Centrale Normativa e Contenzioso.

Certificati per mutui

L'art.15 del D.P.R. n.601/1973 prevede l’esenzione da imposte per i documenti necessari per il rilascio di mutui, ma il Ministero delle finanze con risoluzione n. 452200 del 29.11.1989 e n.159 del 22.07.1996, ha negato la possibilità che i certificati anagrafici siano esenti da bollo, in quanto atti prodromici e non necessari al rilascio del mutuo stesso. L'esenzione è possibile esclusivamente per mutui già concessi e per l'esecuzione, modifica ed estinzione dei medesimi (vedi anche l'art.2, c.1-bis, del D.L. n.220/2004).

Certificati per successione

Nella dichiarazione di successione il contribuente attesta con autocertificazione i fatti, stati e qualità personali in conformità a quanto stabilito dall'art.46 del D.P.R. n.445/2000, e non è possibile allegare alla dichiarazione di successione i documenti previsti dall'art.30 del D.Lgs. n.346/1990. Nei confronti di privati, certificati ed autentiche sono soggetti al pagamento dell'imposta, ai sensi del combinato disposto degli artt.1 e 4, tab.A, del D.P.R. n.642/1972 (Agenzia delle entrate, Direzione regionale del Piemonte, n.27085/06 del 8.06.2006; Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Normativa del 29/03/2010, nonché, sul rilascio del Certificato di Destinazione Urbanistica, l’Agenzia delle Entrate di Trento del 14/03/2013 prot.906-23298/2013).

Certificati per uso case popolari

Per tali certificati era prevista l'esenzione dall'imposta di bollo prima dell'emanazione del D.P.R. n.642/1972, ma da allora l'esenzione non è più stata prevista. Anche ipotesi di procedure coattive per il recupero dei canoni, non rientrano tra le previsioni di esenzione del contributo unificato per spese di giustizia (D.P.R. n.115/2002).

Certificati ad uso curatela di inabilitati, amministratori di sostegno, adozione, filiazione, affidamento, assistenza dei minori.

Per tali documenti è prevista un'esenzione dall'imposta di bollo ai sensi dell'art.13, tab.B, del D.P.R. 642/1972, ma è necessario fare una distinzione: mentre per i documenti destinati ai procedimenti di adozione, filiazione, affidamento, assistenza dei minori, è sufficiente dichiarare l'uso per ottenere l'esenzione dall'imposta, per i procedimenti di curatela di inabilitati, amministratori di sostegno, è necessario che il richiedente rivesta la qualità di parte processuale (circolare del Ministero della Giustizia del 1/02/2007, prot.14803), ovvero che il procedimento per il riconoscimento del tutore o dell'amministratore di sostegno in sede giudiziaria sia già iniziato. Sono esenti anche gli atti successivi all'adozione del provvedimento da parte del magistrato.

Certificati anagrafici ad uso usucapione

I certificati anagrafici ‘ad uso usucapione’ non rientrano in alcuna previsione di esenzione di legge, art. 18 del D.P.R. 115/2002 compreso, e sono perciò soggetti all’ordinaria imposta di bollo ai sensi del D.P.R. 642/1972.

Certificati anagrafici per procedimenti in materia civile ed amministrativa

Non risulta alcuna norma generale che sancisca l’esenzione dall’imposta di bollo (tra l’altro) della certificazione anagrafica per i procedimenti in materia civile e amministrativa — come invece è rinvenibile in materia penale sia per effetto dell’art. 3 della tabella alleg. B al D.P.R. 642/1972 (Disciplina dell’imposta di bollo) che dell’art. 18 del D.P.R. 115/2002 (T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia). È assodato per costante giurisprudenza della Cassazione che le esenzioni fiscali costituiscono previsioni normative di carattere eccezionale che, proprio per la loro peculiarità, non possono essere applicate oltre i casi espressamente previsti, poichè si sovvertirebbe altrimenti il rapporto regola/eccezione voluto dal legislatore, quando ha dettato la disciplina eccezionale (cf. tra altri Agenzia delle entrate, risoluzione n. 132/E del 13 novembre 2006). Non va poi trascurata la responsabilità personale per il pagamento dell’imposta e delle eventuali sanzioni in capo al funzionario che sottoscrive gli atti/certificati non in regola con le disposizioni in materia di bollo (art. 22 del D.P.R. 642).

Certificati di esistenza in vita

Il certificato di esistenza in vita (richiesto in particolare dagli istituti previdenziali di paesi stranieri al fine di erogare la pensione maturata da cittadini italiani che hanno prestato la loro attività lavorativa in tali paesi), NON attesta che alla data del rilascio del certificato la persona è vivente, ma che è iscritta nell'Anagrafe della popolazione residente (ora ANPR, infatti sul certificato compare la dicitura "In data odierna è iscritto nell'Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente").
Questo in quanto il decesso di una persona non viene registrato in Anagrafe in tempo reale, ma vi sono dei tempi tecnici che intercorrono tra il momento dell'evento e quello della registrazione anagrafica a seguito della comunicazione dell'Ufficio di Stato civile che redatto l'atto di morte.
Tali tempi possono variare da 3 giorni, nel caso in cui il decesso fosse avvenuto nello stesso Comune di residenza, oppure 10 giorni, nel caso in cui il decesso fosse avvenuto in altro Comune. I tempi potrebbero essere più lunghi in caso di decesso all'estero.

E' pertanto possibile che l'ufficiale di anagrafe rilasci un certificato di esistenza in vita di una persona deceduta, anche se da poco tempo. Tuttavia l'ufficiale di anagrafe attesterebbe un dato che risulta da atti ufficiali, e pertanto non risponde di ritardi che non siano a lui direttamente imputabili, e in tal caso sono le persone interessati i responsabili dell'uso di un certificato contenente dati non rispondenti a verità, come previsto dall'art.76 del D.P.R. n.445/2000.